もうメールを送り間違えない！3大主要メーラーの誤送信防止機能 & 設定方法まとめ

最近では連絡ツールとして LINE や Facebook が主流になりつつありますが、業務ではまだまだメールが欠かせません。しかし、メールは一度送信してしまうと取り消せないという弱点があります。宛先を間違えたり、添付ファイルを添付し忘れたりといった失敗は、誰もが一度は経験しているのではないでしょうか？

MOTEXが行った「Webメールサービス 利用実態調査」（回答：20〜60代男女140名）によると、半数近く（45.7％）の人が過去にメールの誤送信を経験したことがあるとのこと。また一般的に使われているメーラーとして「Outlook（40.7％）」、「Thunderbird（12.0％）」、「Windows Liveメール（8.4％）」の3つが多いという結果が出ています。

そこで今回は、それぞれのメーラーが備えている誤送信防止機能と、その設定方法を紹介していきたいと思います。

 

Outlook

http://www.microsoft.com/ja-jp/outlook-com/

Outlookでは、送信ボタンを押しても「送信トレイ」に保存するだけで、実際には送られないようにする設定があります。

【設定方法】
①「ファイル」から「オプション」を選択
②「詳細設定」をクリック
③「送受信」の項目にある「接続したら直ちに送信する」というチェックボックスからチェックを外す
④「OK」を押して反映

これで、送信ボタンを押してもすぐに送信されることはなく、一旦「送信トレイ」にメールが保存される形になります。

「送信トレイ」溜ったメールの内容をもう一度確認して、問題なければ「送受信タブ」から「すべてのフォルダーを送受信」をクリック。今度こそ実際に送信することができます。

 

Thunderbird

http://www.mozilla.jp/thunderbird/

Thunderbirdでは、2つのアドオンを入れることで誤送信を防ぐことができます。まずご紹介するのは「Check and Send」。

【設定方法】
① アドオンの「設定」から、「添付」タブを開く
②「添付ファイルのないメッセージに以下の単語があったら確認する」という欄の下の文字入力欄に、「添付」と入力

こうすると、メールの件名、及び本文に「添付」という単語があるにも関わらずファイルが何も添付されていない場合に、確認のアラートを出してくれるようになります。
「添付します」と書いて添付を忘れるというのは一番やりがちなミスなので、アドオンで防いでいきましょう。

もうひとつのアドオンは「Confirm-Address」です。こちらもまず「設定」を開き、会社など所属組織のドメインを「追加」から追加します。こうすると、そのドメイン以外の宛先にメールを送る場合、確認のダイアログが表示されるようになり、誤送信をキャンセルすることができます。
所属組織のドメインであっても確認ダイアログを出したいときは「自ドメイン宛てのメール送信時は確認ダイアログを表示しない」のチェックを外しましょう。

さらに、「［送信］ボタン押下後にカウントダウンを開始する」をチェックし、適当な秒数を入力すると、メールを送信した後に指定の秒数が経過するまでメールが送信されなくなります。送信ボタンを押した直後に気づいた誤送信はこれで取り消すことが可能です。

 

Windows Live メール

http://windows.microsoft.com/ja-jp/windows-live/essentials

Windows Live メールでも、送信ボタンを押した後に「送信トレイ」に保存する機能を設定することができます。

【設定方法】
①「オプション」から「送信」タブを開く
②「メッセージを直ちに送信する」という項目のチェックを外す（初期設定ではチェックが入っている）

Outlook同様に、再度送信するときにもう一度内容を確認すれば、致命的なミスは避けられることでしょう。

 

おわりに

いかがでしたか？ 今回は、よく使われている3つのメーラーにおける誤送信防止機能とその設定方法をご紹介しました。
気をつけていてもミスしてしまうのが人間です。特に「うっかり」が多いという方はシステムをうまく活用して、きっちり誤送信を防止していきましょう。