テレワークとは？導入とITツールの活用

はじめに

総務省は、「テレワークを導入している企業は2019年5月時点で全体の13.9%で、2020年には2倍規模の約35%の普及を目指す」と発表しました。
引用：テレワークの最新動向と総務省の政策展開【総務省】

この目標を実現するため、政府はテレワーク推進事業による様々な普及活動を行っています。企業経営においても、人口減少に伴う労働環境の変化や働き方のニーズに対応するために、テレワークを導入する企業は年々増えることが予想されています。

テレワークの導入を成功させるためには、企業経営へのメリットだけでなくリスクを知り、テレワークの実現をサポートするITツールを比較検討しながら導入を進めることが大切です。

今回の記事では、テレワークの解説、テレワーク導入における企業経営へのメリットやリスク、ITツール導入事例まで幅広くご紹介します。

テレワーク導入の参考になる情報が揃っていますので、ぜひ最後までご覧ください。

テレワークとは

テレワーク（telework）とは、「離れたところで（tele）」と「働く（work）」を合わせた造語で、情報通信技術(ICT)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。

テレワークが必要とされる背景

政府は、2020年の東京オリンピック開催に伴う交通混雑、人口減少や少子高齢化に伴う労働環境の変化、介護離職の減少、労働生産性の向上など、様々な社会問題や企業の経営課題に対応するために、場所にとらわれない働き方（テレワーク）を推進しています。

テレワークの普及に向け、各省庁が様々な施策を行っています。一例として、2020年に開催される東京オリンピックに対応するため、テレワーク・デイズを実施しています。

テレワーク・デイズ

政府は、東京オリンピックの開会式が行われる7月24日を「テレワーク・デイ」と設定。2020年までの毎年、企業などによる全国一斉のテレワークを実施しています。2020年の東京オリンピックでは、国内外から人が集まるため、交通の混雑が予想されています。2012年のロンドンオリンピックでは、企業の約8割がテレワークや休暇取得などの対応を行い、市内の混雑を解消した事例があり、日本でもテレワークの効果に期待が寄せられています。

テレワークの種類

テレワークには、働く場所によって次の3種類に分けることができます。

在宅勤務

パソコンやスマートフォンを活用し、自宅で仕事をする働き方です。地震・台風などの自然災害や育児・介護など、自宅にいる必要がある方の勤務として適しています。経営者やマネージャーの目の行き届かない場所での勤務になるため、端末からのデータ持ち出しや不正なWebサイトへのアクセスを禁止するなどのセキュリティ対策や、労務の取り決めが必要です。

モバイルワーク

取引先や商談先で、パソコン・スマートフォン・タブレットなどで連絡をとる働き方です。主に外出が多い経営層や営業職で活用されます。顧客情報や商談情報などの重要な情報に外部からアクセスしますので、セキュリティ対策を徹底する必要があります。

サテライトオフィス勤務

勤務先外の場所にオフィススペースを設ける働き方です。都心企業は地方に、地方企業は都心にサテライトオフィスを置くことで、事業展開に活用することができます。

テレワーク導入による企業経営へのメリット

ここでは、テレワーク導入による企業経営へのメリットをご紹介します。

①BCP（事業継続計画）対策

台風や地震などの自然災害時やパンデミック（感染症流行）時における事業継続に、働く場所を選ばないテレワークは有効です。従業員の安全面を考慮し、在宅勤務やモバイルワークを活用できます。ですが、テレワークの運用ルールが曖昧だと情報漏えいなどのセキュリティ上の危険がありますので、突発的な運用には注意が必要です。

②人手不足の解消

通勤事情を理由に採用を見送っていた人材に対し、サテライトオフィスを用意することで、人手不足の解消を目指せます。「アウトソーシングやオフショア開発と同様の仕組みを自社で構築する」とイメージすると分かりやすいでしょう。

③従業員の定着

出産や育児を機に退職する「育児離職」や、自宅での介護が必要なことを理由に退職する「介護離職」が社会問題になっています。テレワークを活用して、育児や介護が必要な方へ働く場所の選択肢を用意することで、離職率が下がり、従業員の定着に繋がります。

テレワーク導入による企業経営へのリスク

ここでは、テレワーク導入おける企業経営へのリスクをご紹介します。

①情報漏えい

テレワークでは、セキュリティ対策が実施された社内LANを通してではなく、直接外部のインターネット環境に接続することになるため、ウィルス感染による情報漏えいリスクが高まります。ウィルス感染対策には、感染源にアクセスしないために、VPN（Virtual Private Network）を利用した安全な経路でネットワーク接続を行うことと、感染を予防するための、アンチウイルスソフトの導入やセキュリティパッチ管理が大切です。内部不正にも注意が必要です。人の目が届かない環境では、個人のUSBファイルを利用したデータの持ち出しや不正なWebサイトへアクセスすることによるセキュリティリスクも考えられます。内部不正対策には、エンドポイントセキュリティツールによるUSB制御やWebアクセス管理など、端末操作（エンドポイント）を制御する仕組みの構築が効果的です。

②労務リスク

テレワークは企業外での作業になるため、勤怠管理が曖昧になるリスクが付きまといます。在宅勤務やモバイルワークでは、従業員の申請による出退勤管理の場合、勤務実態に不透明さが残るため、勤怠管理や給与計算に影響が出かねません。勤務実態の把握には、端末のログイン情報や操作ログを確認できる仕組みの構築が有効です。残業管理にも注意が必要です。働き方改革法で残業時間に罰則付き上限規制が課せられましたので、テレワークの勤務時間を適切に管理する必要があります。課題の解決には勤怠管理ツールを活用して、システム上でチェックをかけることが有効です

テレワークの実現を支援するITツール

これまで見てきたように、テレワークの実現には労働環境の構築に加えて、セキュリティや労務管理リスクをクリアする必要があります。人の目が届かないところでの働き方になりますので、人為的に対応するには限度があり、様々なITツールが活用されます。
ここではテレワークをサポートするITツールを、用途別にトータル18製品ご紹介します。

コミュニケーションツール

ChatWork（チャットワーク）

ChatWorkは、メール、電話、会議、訪問など、業務で必要なコミュニケーションをこれ一つで賄えるツールです。複数人が参加するグループチャットでプロジェクト単位での仕事管理も可能。ファイル送受信の容量制限がないので、添付ファイルの容量を気にせずに済みます。さらにビデオ機能が搭載されているので、会議用ツールとしても活用できます。

Hangouts Chat(ハングアウト チャット）

Hangouts Chatは、グーグルが提供するチャットツールです。Google Hangout（ハングアウト）の後継ツールで、チームコミュニケーションに特化したシンプルな使い勝手が特徴です。Googleが提供するサービス「G Suite」ユーザーが利用でき、Gmail画面でのチャット、Googleカレンダーでのスケジュール共有など、各種Google製品との親和性が高いため、特に「ビジネスツールをGoogle製品で統一したい」と考えているユーザーにおススメのツールです。

LINE WORKS（ラインワークス）

LINE WORKSは、コミュニケーションアプリ「LINE」のビジネス版ツールです。LINEの使い勝手そのままに、より強固なセキュリティ下でのコミュニケーションを実現します。普段からLINEを使っている社員には見慣れた画面で操作が馴染みやすいため、導入しやすいのも魅力の一つです。グループチャット、ビデオ通話、ファイル共有など、コミュニケーションツールに求められる機能は一通り揃っています。

Microsoft teams（マイクロソフト チームズ）

Microsoft teamsは、Microsoftが提供するコミュニケーションツールです。WORD、EXCELなどのoffice製品との連携が特徴で、officeファイルの閲覧や編集がツール内で行えます。Officeファイルを共有しながらコミュニケーションを図りたいと考えるユーザーにおススメのツールです。ユーザー1人あたり2GBと共有ストレージ10GBの無料プランが用意されていますので、気になる方は、まずは無料版から試してみるのが良いでしょう。

Slack（スラック）

Slackは、様々なツールと連携可能なコミュニケーションツールです。チーム別、プロジェクト別、顧客別など、組織に適したスタイルでチャンネルを作成することができ、チャンネルごとにチャットでのコミュニケーションが取れます。Slackは、Skype、Google Drive、GitHubなど1,500を超えるツールと連携でき、Slackを軸とした業務運用が可能です。

業務自動化ツール

テレワークの実現には、働く場所を限定しないためにも業務の効率化が必要になります。ここでは業務効率化を強力にサポートしてくれる業務自動化ツールをご紹介します。

Syncpit（シンクピット）

Syncpitは、バーチャルアシスタントツールです。FAQチャットボットで、情報システム部や総務部の問い合わせ対応をカンタンに自動化します。24時間365日、土日や深夜などのサポートが困難な営業時間外でもチャットボットが自動対応するので、問い合わせ業務の負担を大幅に削減できます。LINE WORKS、slack、Chatworkなどのビジネスチャットとの連携により、ビジネスチャット上の画面で操作することができます。社外にいて申請業務などの社内業務を確認したいときに気軽に問い合わせができれば、テレワーク時における一般社員の業務効率化にも役立ちます。

WinActor（ウィンアクター）

WinActorは、NTTグループの独自技術とノウハウが詰まった、RPA（Robotic Process Automation）ツールです。OSはWindowsのみで動作し、Microsoft Windows7・8・10、Microsoft Windows Server2012、2016に対応しています。ロボットに実行させるシナリオは、画面上でのドラック＆ドロップ操作で簡単に作成できます。ロボットの部品のように、用途に応じて複数のサブシナリオを作っておけますので、部品を組み合わせながらメインシナリオを作っていけます。

ROBOWARE（ロボウェア）

ROBOWAREは、コンピューターでの操作を自動化させるフレームワークソフトウェアです。ロボットに指示するフレームワーク型API（Medhod）集が含まれています。例えば、キーボードとマウスを使って入力する入力操作を、人に代わって自動的に行わせることができます。人間の労働力には限りがありますが、デジタル労働力をプラスすれば、他社負けない労働力を手に入れることができます。

労務管理ツール

テレワークでは、監視の目が行き届かない場所で社員が働きます。そのため、内部・外部へのセキュリティ対策が施せることと、正確な業務実態を把握できる労務管理ツールを選ぶことが大切です。

KING OF TIME（キングオブタイム）

KING OF TIMEは、導入実績17,000社以上の勤怠管理システムです。毎日使うシステムだからこそシンプルな操作性に徹底的にこだわっています。操作が簡単なので、パソコン操作が苦手な方や従来の紙のタイムカードを使っている企業もスムーズに乗り換えられます。パソコンやスマートフォンなどで場所を選ばずに打刻できますので、在宅勤務やモバイルワークなどのテレワークでの勤怠管理にも適しています。法改正のバージョンアップは無料で更新費用はかかりませんので、安心して末永く使えるシステムです。

勤次郎

勤次郎は、多様化する雇用・勤務・賃金形態に、幅広くスピーディに対応し、複雑で煩雑な勤怠情報を自動計算する就業管理システムです。打刻は本人が行いますが、勤務時間の修正や承認は特定の権限を持つユーザーのみしか行えませんので、翌日以降の書き換えは出来ません。勤怠状況を正確に確認できますので、テレワークの懸念事項である「勤務実態の不透明さ」を防止することができます。働き方改革法にも対応していて、残業や有給休暇で条件に違反しそうな社員を抽出してアラートを出す機能が搭載されています。

クロノスPerformance（クロノス パフォーマンス）

クロノスPerformanceは、勤務時間を正確に把握し活用するための、勤怠管理システムです。31年以上改良を重ね続けている充実の機能で、残業管理、代休・振休管理、有休管理など様々な勤務体系に対応しています。カスタマイズではなく、パラメーターの設定で複雑な勤務時間計算に対応できますので、企業の業務運用に応じた細かな対応が可能です。

エンドポイントセキュリティツール

エンドポイントとは、ネットワークに接続されたパソコン、スマートフォン、タブレットなどのネットワーク端末の総称です。

テレワークでは、エンドポイント端末の持ち出しを行いますので、脆弱性対策、不正アクセス防止、盗難・紛失対策などのセキュリティ対策を万全に行う必要があります。端末のセキュリティだけではなく、個人メールを利用した誤送信など、セキュリティ管理者不在により高まる情報漏えいリスクに対応するする仕組みが必要です。

LanScope Cat（ランスコープ キャット）

LanScope Catは、ITマネジメント、内部不正対策、外部脅威対策を総合的にカバーできるエンドポイントセキュリティツールです。セキュリティの見える化を実現していて、例えば、機密情報を含むファイルをコピー・ダウンロードした操作を把握することができます。従業員に「見られている」意識が働くことで、内部不正を防ぐ効果も期待できます。

LanScape Catの詳しい紹介はこちらを参照ください。

ワークフローツール

ワークフローとは、組織内の承認プロセスを意味します。テレワークでは、勤怠管理や経費の精算をオンラインで行うため、ワークフローの取り決めが必要です。ワークフローツールを使えば、ワークフローのシステム化が可能になるだけでなく、ペーパーレスなので、紙代やプリント代が節約でき、ファイリングや保管スペースも不要になるため、管理コストが削減できます。

ガルーン

ガルーンは、サイボウズ社が提供している中・大企業向けのグループウェアで、導入企業5,200社以上の実績を誇ります。ポータルサイト、スケジュール管理、スペース管理、ファイル管理、Webメールなどの様々な機能が一つのパッケージに凝縮されています。ワークフロー機能も含まれていて、経費精算や稟議書などの承認申請を電子化できます。代理申請や代理承認の設定が可能で、企業の商習慣に合わせた運用が行えます。ワークフローだけではなく、グループウェアの導入を検討している企業におススメのツールです。

Create！Webフロー（クリエイト！ウェブフロー）

Create！Webフローは、電子ファイルに進捗情報を付与することでワークフローが管理できる、ワークフローツールです。電子ファイルのイメージは自由にデザインできますので、現在使っている申請用紙そのままのイメージで電子化することができます。使い方はとてもシンプルで、申請者は電子ファイルにアクセスし、申請内容を入力するだけです。電子ファイルは一覧管理され、承認者は、承認が必要な申請を一覧画面で確認できます。また、細かな承認ルートの設定が可能なので、自社の承認ルールに沿った運用が可能です。

ファイル共有ツール

ファイル共有ツールとは、インターネット上のストレージ（保管庫）を介して、社内外の人とファイルを共有するツール又はサービスです。無料で利用できるサービスもありますが、無料版は保存できる容量に制限があるのと、不特定多数がアクセスすることからセキュリティ上のリスクがあります。企業で利用する場合には、容量に制限がなく、セキュリティがより安全なビジネス向けの有料プランが使われます。

Google Cloud Storage（グーグルクラウドストレージ）

Google Cloud Storageは、容量の上限がなくデータを保管できる、クラウドストレージサービスです。使い勝手がGoogleドライブと似ていているので馴染みやすく、Googleの高速ネットワークと世界各地100か所の拠点により、必要な時にいつでもデータにアクセスできますので、海外でのテレワークにも適しています。保存データは暗号化され、ストレージには多重防御の仕組みがありますので、高いセキュリティレベルでファイル共有ができます。

One Drive for Business（ワンドライブ フォー ビジネス）

OneDrive for Businessは、マイクロソフト社が提供するファイル共有ツールです。ビジネスドキュメントは、Word、Excel、PowerPointなどで作成される機会が多いため、Microsoft Office製品の管理に強みを持つOne Driveが威力を発揮します。オンライン上で資料を共有することで、メールなどでの面倒な資料のやり取りは不要になります。場所を選ばすにドキュメントの作成・訂正が行え、読み取り専用などのドキュメントのアクセス権を設定することもできます。

Dropbox Business（ドロップボックス ビジネス）

Dropbox Businessは、個人向けサービス「Dropbox」のビジネス版ツールです。Dropboxに比べファイルを保存できる容量が多く、共同作業ツールを利用することができます。他のファイル共有サービスと比べた時の最大の利点は、「業務で使う様々なファイル形式のコンテンツをすべて1か所にまとめることができること」です。PowerPoint、Google ドキュメント、Trello ボードなど、チームで使いたいすべてのツールを同じ場所に保管できます。

テレワーク導入事例

ここでは、テレワークを導入した企業の、取り組みポイントと導入効果をご紹介します。

ケース１【日本航空株式会社】

2015年4月から、誰でも活躍できる生産性の高い職場を実現するために在宅勤務制度を導入。導入当初は、在宅勤務のみを認めていましたが、2017年4月からは自宅以外の場所でも勤務可能な制度に変更しています。

取り組みポイント

・自宅以外でテレワークをする場合は、開始前に所属長の承認を得ている。
・国内海外の休暇先など、不特定多数が混在する場所でテレワークをする場合は、会社支給のセキュリティ対策ができているノートパソコンを使用している。

導入効果

・年次有給休暇の取得率が、導入後3年間で17%向上（73%→90%）
・時間外労働時間が、導入後1年間で月平均2時間の短縮（12時間→10時間）
・テレワーク導入の社員満足度は98%

引用：日本航空株式会社に関する輝くテレワーク賞例【厚生労働省】

ケース2【株式会社エヌ・ティ・ティ・データ】

NTTデータでは、2011年の東日本大震災後の節電対応や「働き方変革を進めていくための良いきっかけ、これまでの考え方にとらわれない柔軟な働き方をすべき」とのトップメッセージにより、テレワークの利用者を大幅に拡大してきました。
テレワークの利用条件を細かく設定し、徹底的にリスクを排除した上で運用しています。安全性が高い運用モデルなので、テレワークの導入を検討している企業にとっての良いモデルケースとなるでしょう。

取り組みポイント

・テレワークの対象者を「研修期間終了後の社員」と「自宅で業務遂行が可能な環境にある社員」に限定
・原則８日/月を限度とする。所属長の承認を受けた場合は８日を超えて実施可
・残業、深夜勤務は原則禁止
・会社貸与のシンクライアントPCのみ利用可
・労働時間のモニタリングの徹底（勤怠管理・EX申請システム「SPRIST（スプリスト）」を活用）

導入効果

・テレワークの限度期間を設けたことで、社内からの不満が出ることなく運営できている。
・育児、介護や骨折、妊娠中社員、遠距離通勤者等への業務継続の仕組みが構築できた
・外出・移動時間の有効活用が出来るようになった

引用：テレワーク情報サイト【総務省】

まとめ

テレワークは、政府の普及活動と働き方のニーズとの相乗効果により、採用する企業が増えていくことが見込まれます。
ですが、テレワーク導入においては、導入によるメリットがある反面、リスクを伴います。そのため、初めは少人数でスタートし、PDCAを回しながら改善していく運用が望ましいでしょう。実際、テレワークを導入した約半数の企業が、全従業員の5%未満での利用からスタートしています。
また、テレワークの実現には、企業経営へのメリットを享受しリスクへ対応するためにも、ITツールの活用が必要になります。特に、企業経営へ影響を及ぼすセキュリティや労務管理への対策は必須ですので、優先的にツール選定を行うことが大切です。テレワークの導入を進める際は、今回ご紹介した内容を参考にして、自社の経営課題に最も高いコストパフォーマンスを発揮する方法を検討していきましょう。