勤怠管理はどうする？テレワーク、在宅勤務、多様な働き方をマネジメントするには

人材確保難の時代に求められる多様な働き方とは

労働力人口が減少し、人材確保が難しくなっていく中で、労働生産性の向上は企業にとって大きな課題です。
そこで、モバイルや、クラウドといったテクノロジーを活用し、多様な働き方を実現することで社員の生産性や業務効率を高めていく「働き方改革」が注目されています。
2019年4月1日から働き方改革関連法が順次施行されました。
同法は、労働基準法をはじめ、8つの労働法改正によって構成されており、「罰則付き上限規則」「5日間の有給休暇取得の義務化」「勤務間インターバル制度の努力義務」などといったポイントがあります。

多様な働き方を実現する施策としては、次のようなものがあります。

多様な働き方を実現することのメリットは、企業にとっては、時間や場所を問わず仕事ができるため、移動時間などのムダが省かれ、業務の効率が高まる点が挙げられます。

また、育児や介護などと仕事を両立したい社員や、定年後も働き続けたい高齢者、キャリアアップをめざすパートタイム従業員など、これまでよりも多様な人材を活用することが可能になります。そして、多様な働き方が可能な企業ブランドが浸透することで、特に、自分のライフスタイルを大事にする若い人材が確保しすくなるメリットも期待できます。

社員側のメリットは、すき間時間の活用や移動時間の削減によって、労働時間が短縮されるメリットがあります。
また、プライベートの時間を確保し、ワーク・ライフ・バランスの向上も期待できるでしょう。

そして、出産や育児、介護などのライフイベントに応じた働き方が可能になるため、
将来のキャリアパスを描きやすくなるメリットもあります。

一方で、多様な働き方、特にテレワークの導入にはデメリットもあります。
たとえば、オフィス外で働く機会が増えるため、社員が使うモバイルPCやスマホ、タブレットなどの端末の盗難などによる情報漏えいをはじめとする、セキュリティリスクが高まる可能性があります。

また、上司や同僚の目が届かないので、労働時間を正確に算出、管理するのが難しくなる点も指摘されます。
また、いつでも、どこでも働ける環境が整うことで、かえって長時間労働を招く可能性もあります。
業務の優先順位付けや労働時間について、より徹底した管理が求められるでしょう。

勤怠管理とは？

こうしたデメリットを解消する一つの方法が勤怠管理です。

企業が、社員の出退勤時刻をはじめとする就業状況を把握し、法令や就業規則に則った働き方ができているかを管理することで、法律で定められている労働時間を守り、正しい賃金を支払えているかを管理する仕組みです。

勤怠管理で把握する主な情報は、労働時間（出勤時間、退勤時間）や時間外労働時間、深夜労働時間、休日の労働時間、出勤日数・欠勤日数などで、これらの管理を、社員一人ひとりに対して手作業で行うことは現実には難しく、社員の勤怠を管理するためのシステムを導入し、状況を把握することが一般的です。

働く時間や場所を問わない、テレワークをはじめとする多様な働き方が普及、浸透すればするほど、
多様な働き方に対応した勤怠管理のあり方が求められることになります。

勤怠管理の方法と課題

勤怠管理の方法については、厚生労働省のガイドライン（「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」）において、「使用者（企業）が自ら確認・記録すること」「タイムカード、ICカード等の客観的な記録によって確認・記録すること」を原則として定めています。
また、適正に自己申告を行うよう説明を行うといった必要な措置を講じた上で「従業員の自己申告制による方法」も認められています。

「客観的な確認」は、タイムレコーダーに専用のタイムカードを入れて、時間を記録する「タイムカード（紙）による勤怠管理」のほか、「ICカードや指紋認証などによる勤怠管理」もあります。特に、指紋などの生体情報に基づくものは、不正を行うことが難しいため、適正な労働時間の確認においてもメリットがあるといえます。

一方、「従業員の自己申告」は、たとえば、Excelを使った管理などが挙げられます。
Excelの機能を使い、社員が出退勤時刻を打刻し、集計まで同時に行う方法です。

しかし、多様な働き方を実現するためには、勤怠管理の課題があります。
たとえば、タイムカードによる管理やExcel管理の場合、集計作業に労力と時間がかかり、転記ミスなどのリスクもあります。
また、固定された機器やパソコンでデータを管理する場合、テレワークなど勤務形態によっては対応できない可能性もあります。Excel管理の場合は、定期的に計算式を確認し法改正による変更点を確実に、スピーディに反映させる必要もあります。

一方、社員側の課題としては、働く場所や時間を問わないため、出勤、退勤時刻は自己申告に委ねなければならなくなり、申告のための手間、あるいは申告内容の信憑性が低下し、正しい労働時間を計算できない可能性があります。

勤怠管理システムとは？

こうした課題を解決するには、勤怠管理システムの導入が有効です。勤怠管理システムは、タイムレコーダーだけでなく、スマホやパソコンなどと連携して打刻から集計、分析までを一貫して行えるシステムのこと。

多様な打刻方法で正確な始業、終業時刻を記録できるほか、勤怠状況をリアルタイムに把握できる効果が期待できます。また、給与システムとの連携により、管理者の業務負荷を軽減することや、不正な打刻などの不正行為を排除する行為も期待できます。

勤怠管理システムには、自前でサーバーやソフトウェアなどを購入し、自社内で管理する「オンプレミス型」と、事業者側が管理するサーバーから提供されるシステムをサービスとして（SaaS形式で）利用できる「クラウド型」があります。

特に、多様な働き方を実現する場合には、インターネットに接続できれば、利用場所を問わないクラウド型が有効だといえます。法改正などの変更点もスピーディにシステムに反映されるので、いつでも最新版を利用できるメリットもあります。

代表的な勤怠管理システムの機能

一般的に、勤怠管理システムには次のような機能があります。

勤怠管理システムを選ぶ際のポイント

勤怠管理システム選定に際しては、自社のビジネス状況にあったシステムを選ぶことが重要です。

多様な働き方に対応した機能

特に、多様な働き方に関しては、2019年４月に施行された働き方改革関連法によって、
たとえば、社員がテレワークをしている場合にも「労働時間の客観的な把握」を行うことが企業に義務づけられています。

テレワークでは、オフィスと異なる場所で働くため、管理者が社員の労働状況を直接把握することがむずかしく、
勤怠管理システム側で始業・就業時刻の確認や在籍・離席の確認ができる機能を備えていることが求められます。

また、いつでも、どこでも働けるため、仕事が終わらず深夜・休日まで働いていても、
上司や同僚の目が届かず、気づきにくい点があります。

そこで、出退勤、休憩時間の打刻と合わせ、フレックス勤務への対応や、業務の中断・中抜けへの対応など、企業の勤務体系・就業規則に沿った機能を選ぶ必要があるでしょう。
たとえば、手動で打刻をするだけでなく、パソコンを起動・シャットダウンした時間を自動で記録する方法などがあります。

他システムとの連携で実現可能な機能も

また、IT管理システムなど、他システムと連携することで、パソコンなどの操作ログを記録、管理することで従業員の実作業時間を把握できるものもあります。
あるいは、営業職などの外勤の社員について、いつどこに立ち寄ったか位置情報をGPSによって記録するツールや、ビジネスチャットツールのプレゼンス機能（離席・在席の確認）を活用する方法もあります。

たとえば、IT資産管理システム「LanScope Cat」には、指定したPC／時間帯の操作ログ確認し、従業員が利用するPCの利用状況を可視化することで、残業の有無など、従業員の業務状況をチェックできる機能もあるので、そうした機能を利用するのもよいでしょう。

LanScope Catの操作ログ機能について、詳しくはこちら

https://www.lanscope.jp/cat/product/security/operation_log.html

代表的な勤怠管理ツール

代表的な勤怠管理ツールには、たとえば次のようなツールがあります。

まとめ

勤怠管理システムは、システム導入の目的やビジネス上の課題に応じたシステムを選ぶことが重要です。
多くのツールでは無料で利用できる試用版を用意しているため、使いやすさや予算、機能を確認し、自社の多様な働き方をサポートする勤怠管理システムを選んでみてはいかがでしょうか。