働き方改革で残業管理はどうする？
勤怠管理ツールで残業時間・有給を適切に管理するには

はじめに

働き方改革関連法の一環で2019年4月から大企業で行われていた残業時間の上限規制が、2020年4月からは中小企業にも適用されます。

法改正で残業や有給休暇の管理基準が変わるため、特に人事や採用に関わる企業経営者やバックオフィス担当者は、「これまでと何が変わるのか？」「法令違反の場合、どのような経営リスクがあるのか？」「適切な残業・有給管理のポイントとは何か？」など、気になることが多いのではないでしょうか。

法令違反になると、行政指導に留まらず、企業ブランドを傷つける要因になりますので、法改正の概要を把握した上で、
残業時間や有給休暇の管理を適切に行う必要があります。

今回の記事では、働き方改革における残業規制、法令違反時の経営リスク、ITツールを用いた適切な残業時間・有給休暇の管理方法まで、具体的にご紹介します。

働き方改革における残業時間・有給の変更点

働き方改革関連法は、

Ⅰ.働き方改革の総合的かつ継続的な推進
Ⅱ.長時間労働の是正、多様で柔軟な働き方の実現等
Ⅲ.雇用形態にかかわらない公正な待遇の確保

の3つの骨子から構成されていて、今回取り上げる残業時間や有給休暇の内容はⅡに含まれます。

残業関連に関する主な変更点は「時間外労働の上限規制」と「年次有給休暇の時季指定」2つになります。
順番に見ていきましょう。

時間外労働の上限規制

改正前後の違い

内容	改正前	改正後
法定労働時間	1日8時間、週40時間	改正前と同じ
時間外労働の上限	大臣告知（※1）による上限	法律による上限（原則）
法律による上限	上限なし	法律による上限（特別事項/年6か月まで）

1：労働基準法第36条第１項の協定で定める労働時間の延長の限度等に関する基準（限度基準告示）

改正前、36協定で定める時間外労働の限度基準はありましたが、特別な事情がある場合には、
上限時間を超える時間まで時間外労働を行わせることが可能でした。分かりやすく言うと、法的な罰則無しに何時間でも残業できたのです。

改正後は「残業時間の上限は、原則として月45時間・年360時間とし、
臨時的な特別の事情がなければこれを超えることはできない」と上限が設けられました。
改正後に原則である月45時間を超えることができるのは、年6か月までです。

また、どのような事情があっても、以下の時間外労働時間を超えることはできません。

• 年720時間以内
• 複数月平均80時間以内（休日労働を含む）

  「2か月平均」「3か月平均」「4か月平均」「5か月平均」「6か月平均」が全て1月当たり80時間以内

• 月100時間未満（休日労働を含む）

年次有給休暇の時季指定

改正前後の違い

内容	改正前	改正後
年休の取得日数	使用者に義務なし	年5日の年休を労働者に取得させることが使用者の義務となります
時季指定	労働者から使用者への時季指定	改正前に加え、使用者から労働者へ時季指定が行えるようになります

年次有給休暇は、労働者が請求する時季に与える休暇になりますが、職場への配慮やためらい等の理由から取得率が低い傾向にありました。

労働基準法が改正され、「法定の年次有給休暇付与日数が10日以上の全ての労働者に対し、
毎年5日、年次有給休暇を確実に取得させること」が企業（使用者）に義務付けられました。
また、これまでは労働者からの時季指定でしたが、改正後は「○月○日に休んでください」などと、使用者から労働者へ時季指定を行えるようになりました。

大企業と中小企業の施行時期

中小企業の範囲については、「資本金の額または出資の総額」と「常時使用する労働者の数」のいずれかが以下の基準を満たしていれば、中小企業に該当すると判断されます。
なお、事業場単位ではなく、企業単位で判断されます。

引用：厚生労働省

業種	資本金の額または出資の総額		常時使用する労働者数
小売業	5,000万円以下	または	50人以下
サービス業	5,000万円以下		100人以下
卸売業	1億円以下		100人以下
その他 （製造業、建設業、運輸業、その他）	3億円以下		2000人以下

出典：厚生労働省

働き方改革関連法の施行開始日は企業規模で異なります。

働き方改革関連法の施行時期

企業	時間外労働の条件規制	年次有給休暇の時季指定
大企業	2019年4月1日～	2019年4月1日～
中小企業	2020年4月1日～	2019年4月1日～

なお、時間外労働の上限規制には経過措置が設けられていて、2019年4月1日（中小企業は2020年4月1日）以降の期間のみを定めた36協定に対して上限規制が適用されます。
2019年3月31日を含む期間について定めた36協定については、その協定の初日から１年間は引き続き有効となり、上限規制は適用されません。

法令違反時の経営リスク

残業に対する意識は、関連法案の最新事情にアンテナを張っている経営者やバックオフィス担当者と社員との間で相違があるケースがあります。
「業務を効率化して残業時間を減らそう」と考える経営層と「限られた人員で対応しなければならないにも関わらず、業務が非常に多い」と考えている現場社員の双方の声を聞き、
バランスを保ちながら、残業時間を少しずつ減らしていくことが大切です。

そのため、長時間労働が慣習となっている企業では、残業時間を短縮するためには時間を要することでしょう。ですが、今後の企業経営を考える上では、対策することが必要不可欠です。

ここでは、対策を取らないことによる経営へのリスクをご紹介します。

• 罰則
  労働基準法第119条に罰則規定が明記されており、法令に違反した場合には「罰則（6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金）が科される」おそれがあります。
• 離職率の増加
  厚生労働省が若年雇用者を対象に行った調査によると、「初めての正社員勤務先で正社員として働くことを辞めた理由」は、「労働時間・休日・休暇の条件がよくなかったため」が、男性が29.3%、女性が31.0%と、男女とも高い数値を示しました
  引用：若年者雇用対策の現状等について【厚生労働省】
  働き方改革が浸透するにつれ、特に若年層の間で長時間労働を避ける風潮が加速しています。そのため、長時間の残業や有給休暇の未取得が、新卒の採用や優秀な若手社員の定着の足かせになる恐れがあります。
• ブランド毀損（きそん）
  現在はインターネットの時代になり、退職した社員など企業の内部事情を知る関係者から、企業での勤務実態が就職の口コミサイトなどに投稿されることも珍しくありません。
  これらのサイトでは、長時間労働や有給休暇が企業の比較項目として用いられることが多く、評価が低ければ企業ブランドを損なう要因となります。

適切な残業・有給管理方法とは？

まず組織やチーム内で、残業や有給休暇の共通認識を持つことが大切です。
「有給休暇は中々取れない」「長時間労働は当たり前」「みんなが残っているから自分も残らないといけない」などは、時代遅れの価値観と言えるでしょう。
これからは、働き方改革に合わせて価値観をアップデートすることが必要です。

そのための具体的な対策方法としては、各部署・各メンバーの残業実態と残業理由を把握し、業務が特定の部署・メンバーに偏っている場合は、チーム内での業務の平準化や優先順位の低い業務の削減を図ることが良いでしょう。
業務内容から残業が必須ではないと判断される場合には、部署や個人の価値観や残業代目的の残業なども考えられるので、人事総務からの指導や対象社員・管理者宛に注意喚起を行うなどの対策も必要になります。

法令遵守の観点から残業管理や有給管理は必須ですが、各部署や個人の業務実態を把握せず、ルールのみ押し付けると持ち帰り残業が発生し、「時短ハラスメント」となってしまうリスクもあります。
しっかりと業務実態を把握した上で、必要に応じて業務効率化のためのITツール導入（ビジネスチャット、タスク管理ツール、ファイル共有ツール、ワークフローツール）などを行い、時間管理以外の対策を検討することも必要です。

～コラム：時短ハラスメント～

「時短ハラスメント」とは、従業員に対して「定時で仕事を切り上げろ」「効率を上げて残業しないようにしろ」などと退社を強要することをいいます。
「ハラスメント」とは「嫌がらせ」のことであり、「時短」とは、労働時間を短くすることです。「ジタハラ」とも略されて呼ばれることもあります。
2018年の流行語大賞にもノミネートされました。

働き方改革による時間外労働の上限規制に対応しようとした企業努力が裏目に出た格好です。
業務を残業で補っていた社員にとっては、業務時間が短くなることで、時間内に成果を挙げられないことにプレッシャーを感じ、精神的苦痛を伴います。
法律の上限を超える長時間労働はNGですが、一日2時間程度の残業は法律で許容されている範囲ですので、いきなりの過度な時短は控えた方が良いでしょう。




働き方改革における残業・有給管理のポイント

働き方改革における時間外労働の上限規制や年次有給休暇に対応するための最も大切なポイントは「人為的な要素をできる限り排除する」ことです。

勤怠管理ツール以外で残業管理をする際には、従業員が紙やエクセルに勤務時間を入力し、バックオフィス担当者が転記・集計を行う手順を踏みます。
ですが、この方法ですと従業員による意図的な勤務時間の改変やバックオフィス担当者による転記時の入力ミスなどのリスクがあります。
さらに、残業時間の集計や勤務実態の把握に時間がかかります。

これらの人為的な作業は、これまでの慣習で行われるケースが多く、残業時間や有給休暇に対する社員の意識を変えることは難しいと言えます。
行き過ぎた例かも知れませんが、サービス残業や長時間労働を肯定している上司の元で働いている部下は、上司の顔色をうかがい、残業しても残業時間を少なく申請してしまうことも考えられます。
働き方改革に対する従業員の意識を変えるためには、社内のルールを定め、これまでの慣習によることなく、ツールである程度の強制力を持って推進していくことが望ましいでしょう。

働き方改革に準じた働き方に対応するためには、エクセルや紙など従来の勤怠管理では限界を感じている企業が増えてきています。

勤怠管理ツールを用いた残業・有給管理の利点

MOTEXが実施した2019年8月の調査によれば、約76%の企業が勤怠管理ツールの導入を進めています。
引用：https://www.lanscope.jp/trend/15075/

勤怠管理ツールの利点は、人為的な要素を排除できることにあります。
ツールである程度の強制力を持って運用することで、法令順守はもちろん、前項で指摘したように働き方改革に対する従業員の意識を変える効果が期待できます。
労務管理においては、勤務時間の集計作業はシステムが自動的に行ってくれますので、経営者やマネージャー、バックオフィス担当者は、気になった時にいつでも従業員の残業時間をチェックできます。
各部署・各メンバーの残業実態を常に把握することで、残業時間や有給休暇の管理のPDCAを高速に回すことが出来ます。

勤怠管理ツールの機能

勤怠管理ツールの主要な機能は以下の通りです。

勤怠管理ツールの主要機能

機能	内容
打刻管理	出退勤時の打刻データを保存します。※打刻の方法はパソコン、スマートフォン、ICカードなどメーカーごとに様々な方法が用意されています。
勤務実績表示	勤務表、残業時間、有給取得状況など、勤務実績を一覧表示することができます。
アラート	残業時間の上限や有給休暇の取得数などの設定を元に、入力内容に応じて注意喚起することができます。
管理者権限	勤務の承認は特定の権限を持つユーザーのみ行えるように設定できます。通常、打刻の修正は管理者のみが行えます。
時間外勤務申請	時間外勤務申請をシステム上で行え、特定の権限を持つユーザーのみが承認できます。
有給休暇申請	有給休暇申請をシステム上で行え、特定の権限を持つユーザーのみが承認できます。
給与計算	打刻した勤怠データと給与計算ソフトを連動させることで、給与計算を自動で行えます。 非対応のシステムもあります。メーカーにより連携可能なソフトが異なります。

紙やエクセルで勤怠管理を行っているのであれば、勤怠管理ツールを使うことでこれらの業務を全て自動化できます。価格も1ユーザー数百円と安価に運用できる製品が充実していますので、費用対効果を考えても、導入を検討する価値は十分に高いと考えられます。

次に代表的な勤怠管理ツールを3種類ご紹介します。

代表的な勤怠管理ツールとは

勤怠管理ツールとエンドポイントマネジメントツールの連携

勤怠管理ツールとエンドポイントマネジメントツールを連携することで、エンドポイント（操作端末）の操作ログを元にして、PCの操作状況やログオン状態を把握できます。
PCへのアクセス状況を把握することで、経営層や営業職などPCを持ち歩く社員による持ち帰り残業の防止や、在宅勤務やモバイルワークなどのテレワーク時の勤怠管理に活用できます。
エンドポイントマネジメントツールLanScope Catでは、業務の可視化による働き方改革推進が可能です。

まとめ

働き方改革法は、「少子高齢化に伴う労働人口の減少」、「育児や介護との両立」などの働き方のニーズに対応するために作られた法案です。規定された残業時間の上限規制に違反すれば、会社のブランドを傷つけ、離職率の増加などのリスクを伴います。今回ご紹介したポイントを押さえて残業時間を適切に管理することで、組織全体での残業の意識が高まり、健全な企業経営やワークバランスの充実に繋がることでしょう。

一方、残業時間が減ることで、これまで以上に企業経営の効率化が求められます。働き方改革の一環として取り上げられているテレワークなどを活用するなど、経営のムダ・ムリ・ムラを無くすための経営努力が必要になることでしょう。